La importación de Artículos y existencias desde Excel es una de las herramientas que vienen incluida en cualquier versión de MyBusines y que, al implementar el sistema en una empresa, nos ahorra mucho tiempo debido a que en Excel solo llenamos una tablita y listo.
Sin embargo, en muchas ocasiones se generan errores de importación que pasan desapercibidos y al final del día causan un caos en la información.
En base a la poca experiencia que he tenido con el Sistema, recomiendo los siguientes tips:
Para importar Artículos y existencias a la versión 2006
- Respaldar la información de la Base de Datos antes de hacer el movimiento. Esto se hace con el objetivo de que sea posible regresar al punto inicial en caso de algún error de importación y poder volver a intentarlo sin poner en riesgo todo lo que se ha realizado hasta el momento.
- Dar clic en el botón “Importar Artículos y Existencias desde Excel“. esta opción se encuentra en la barra de menús, dentro del módulo de Inventario.
- Seleccionar la opción “Abrir Archivo“. Una vez que realizamos el punto 2, nos aparece una ventana emergente pequeña. Ahora vamos a abrir el archivo para capturar los datos correspondientes a los artículos que va a contener el sistema. La hoja de excel (por si la quieres abrir directamente, sin utilizar el botón antes mencionado) se encuentra en la siguiente dirección, dentro de Windows: C:/Archivos de Programa/MyBusinesspos/Articulos.xls. Cabe mencionar que dicho archivo está guardado en formato de Excel 97-2003 (Si se guarda en la versión de Office 2007, no será posible realizar la importación)
- Capturar la información.
- Código del Producto. Es el campo principal (llave primaria) que se va a importar a la base de datos. es obligatorio que este campo contenga datos, de lo contrario puede generar errores.
- El tipo de datos debe ser Texto; en caso de que haya claves con texto y otros con puros Números, es conveniente crear dos archivos por separado. Esto se debe a que al momento de importarse los datos, se va a omitir alguno de estos dos tipos (el primer tipo de dato es el que se no se omite) y podría quedar incompleto el catálogo de productos.
- Otro punto importante es que los códigos tipo numérico, aunque son dígitos, deben estar en modo texto debido a que algunas claves incluyen uno o más 0 a la izquierda (ejemplo: 00001, 0998766, 07777333)
- Código de Barras. en caso de que se tratase de productos ya etiquetados (Abarrotes, Ferretería, por ejemplo), aquí agregamos los códigos. (Alternativa, puede quedarse vacío)
- Descripción. Descripción del producto
- Precio de venta. es el primer precio unitario del producto que se va a utilizar al momento de la venta
- Precio Base. (Nunca lo he utilizado y es innecesario)
- Lista de Precios 2. Precio alternativo. (Alternativa, puede dejarse vacío)
- Cantidad 2. Cantidad de productos que se deben vender para que se aplique el precio2 (esto puede ser manual o automáticodependiendo de cómo esté definido en la estación de trabajo). (Alternativa, puede dejarse vacío)
- Lista de Precios 3. otro precio alternativo. (Alternativa, puede dejarse vacío)
- Cantidad 3. Cantidad de productos que se deben vender para que se aplique el precio3 (esto puede ser manual o automático, dependiendo de cómo esté definido en la estación de trabajo). (Alternativa, puede dejarse vacío)
- Costo Ultimo. especifica cuánto le cuesta a la empresa producir o mantener cada uno de los productos (este dato es necesario en caso qe que se quiera conocer la utilidad del producto (Ventas- Costo de Ventas)). (Alternativa, puede dejarse vacío)
- Impuestos.Aquí especificamos si el precio de venta incuye IVA(descontará el 15% o porcentaje especificado por el sistema) o no. Debemos escribir “IVA” si es que lo incluye (Alternativa, puede dejarse vacío y no incluira el impuesto)
- Familia (o Línea). Es la clasificación permite agrupar los productos (blusas, pantalones, vestidos) para obtener reportes más detallados. Aquí se debe escribir la clave de la Línea a la que pertenece el producto. También se debe de dar de alta de forma manual la Marca en el sistema, para que coincida con los datos que se van a importar. (Alternativa, puede dejarse vacío)
- Marca. Es la clasificación permite agrupar los productos de acuerdo a la marca para obtener reportes más detallados. Aquí se debe escribir la clave de la Marca a la que pertenece el producto. También se debe de dar de alta de forma manual la Marca en el sistema, para que coincida con los datos que se van a importar. (Alternativa, puede dejarse vacío)
- Existencia. es la cantidad de piezas que hay de este producto. (Alternativa, puede dejarse vacío y el sistema no afectará en las Existencias; pero si escribimos 0 y en algún momento ya habían entrado algunas unidades de este producto en el sistema, quedará este 0 y posiblemente genere un conflicto al recalcular el inventario)
- Código del Producto. Es el campo principal (llave primaria) que se va a importar a la base de datos. es obligatorio que este campo contenga datos, de lo contrario puede generar errores.
- Guardamos el archivo. como había mencionado, en formato .xls
- Ahora, volvemos a la ventanita inicial, de “importar artículos desde excel”, y ahora seleccionamos la opción “Importar Archivo”. En caso de que el archivo que está especificado en el cuadro de texto no sea el que deseamos, solo damos clic en la flechita que aparece en la parte derecha de este cuadro de texto y seleccionamos el archivo apropiado.
- Comenzará la importación de los productos. Al finalizar debe aparecer el mensaje “Catálogo Importado”… y listo.
Mucha Suerte…
