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Cómo ofrecer flexibilidad a tus clientes con Pagos Parciales y Apartados

Hoy les voy a hacer una demostración en tiempo presente de cómo manejamos el apartado y el saldo a favor para nuestros clientes.

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Recarga de SALDO A FAVOR del Cliente

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  • 1. Presionar la tecla F4 para mostrar el texto sobre el saldo a favor.
  • 2. Agregar saldo a favor para el cliente Juan Pérez, quien tiene 3,114.91 pesos a favor y una deuda de 6 pesos en cobranza.
  • 3. Depositar 300 pesos al cliente, convirtiendo el saldo a favor en un depósito del cliente, quedando un total de 3,314.91 pesos a su favor.
  • 4. Realizar una venta para aplicar el saldo a favor a la compra de Juan Pérez. Presionar F5 e ingresar 90 por 510 pesos.
  • 5. Verificar el saldo a favor de 3,314.91 pesos y asignar 43 pesos como pago parcial.
  • 6. Aplicar un pago parcial adicional si es necesario para liquidar la deuda. Calcular 410 pesos para pagar el importe restante.
  • 7. Realizar el proceso de abonar más saldo desde la ventana de clientes. Agregar 100 pesos a Juan Pérez.
  • 8. Acceder al reporte “saldo a favor de los clientes detallado” en el business manager para tener un informe de los movimientos y aplicaciones del saldo a favor.
  • 9. Aplicar la cobranza al cliente Juan Pérez, pagando los 5 pesos con saldo a favor y dejando su saldo en cero pesos.
  • 10. Habilitar la opción “aceptar pagos parciales en ventas pendientes” en el manejo de apartados.
  • 11. Al hacer una venta, presionar F5 para acceder a los pagos parciales. Permitir que el cliente pague una parte de su deuda y generar una venta pendiente.
  • 12. Retomar la venta pendiente y aplicar más pagos parciales hasta liquidar la deuda. El sistema actualizará el saldo pendiente automáticamente.
  • 13. Finalizar la demostración sobre cómo se maneja el apartado, el saldo a favor y los pagos parciales en el sistema.

Algunos clientes suelen dejar un saldo a favor después de realizar una compra, y luego van consumiéndolo en futuras adquisiciones. Tenemos varios archivos, informes y ventanas relacionados con el manejo de este saldo a favor.

Comencemos presionando la tecla F4, lo que nos mostrará el texto sobre el saldo a favor. En este caso, vamos a agregar saldo a favor para nuestro cliente Juan Pérez, quien actualmente tiene 3,114.91 pesos a favor y una deuda de 6 pesos en cobranza. Podemos ver cuánto tiene a favor y cuánto está en cobranza, y es posible utilizar ese saldo a favor para pagar la deuda.

Vamos a depositar 300 pesos a este cliente, y una vez que se imprima el saldo a favor, se convertirá en un depósito del cliente, dejando un total de 3,314.91 pesos a su favor. Aceptamos y obtenemos el ticket con el saldo a favor, que es solo de prueba.

Ahora vamos a realizar una venta para aplicar ese saldo a favor a la compra de Juan Pérez. Presionamos F5, ingresamos 90 por 510 pesos, y nuevamente vemos el saldo a favor de 3,314.91 pesos. En el pago 2, aparece un concepto que dice “saldo a favor”, y le asignamos 43 pesos, que es la cantidad que pagaría en esta ocasión.

Incluso, si ya existe un pago parcial, podemos aplicarlo en esta misma venta. En este caso, calculamos que necesitamos 410 pesos para liquidar la deuda y aceptamos para que se muestre el importe. El ticket muestra cuánto le queda de saldo a favor.

Además, podemos hacer este proceso desde la ventana de clientes, donde también podemos abonar más saldo. Agregamos 100 pesos a Juan Pérez, y una vez impreso el ticket, podemos ver el nuevo saldo.

Para tener un informe de los movimientos y aplicaciones del saldo a favor de un cliente, accedemos al reporte de “saldo a favor de los clientes detallado” en el business manager.

Ahora, pasemos a ver cómo podemos aplicar la cobranza a un cliente, como en el caso de Juan Pérez, que debe 6 pesos con un centavo. Le damos clic en “Nuevo abono” y seleccionamos que pague los 5 pesos con saldo a favor, dejándolo en cero pesos. Esto también se refleja en nuestro informe.

Por último, hablemos del manejo de los apartados, que es una opción predeterminada en My Business. Para activar los pagos parciales en ventas pendientes, vamos a estaciones de trabajo, estación 01, punto de venta, y habilitamos la casilla “aceptar pagos parciales en ventas pendientes”.

Una vez habilitado, al hacer una venta, presionamos F5 para acceder a los pagos parciales. Aquí, el cliente puede pagar una parte de su deuda, y el sistema generará una venta pendiente. Podemos retomar esa venta, aplicar más pagos parciales hasta liquidar la deuda y el sistema irá actualizando el saldo pendiente.

Y eso es todo sobre cómo manejamos el apartado, el saldo a favor y los pagos parciales en nuestro sistema. Espero que esta demostración les haya sido útil. ¡Gracias por ver y nos vemos en el próximo video!

 

Recarga de saldo a favor del cliente

Sistema de apartado y recargas de SALDO A FAVOR del Cliente

1. “Gestión de Saldo a Favor: ¡Aprende cómo aplicarlo en tus ventas!”
2. “Pagos Parciales y Apartados: Cómo ofrecer flexibilidad a tus clientes”
3. “Mi Sistema de Apartados: Cómo mantener un saldo a favor para tus clientes”
4. “Reportes y Ventanas: Herramientas clave para administrar el saldo a favor”
5. “Cobranza Eficiente: Cómo aplicar pagos parciales y mantener clientes satisfechos”
6. “Optimiza tu Negocio: Descubre cómo manejar el saldo a favor y pagos parciales”
7. “¡Nuevo en My Business! Aprende a activar pagos parciales en tus ventas”
8. “Saldo a Favor: Un beneficio para tus clientes y tu negocio”
9. “Pagos Parciales: La solución para liquidar deudas gradualmente”
10. “Ventanas de Clientes: Simplifica el proceso de abono al saldo a favor”

Títulos:
1. “Cómo Manejamos el Saldo a Favor y Pagos Parciales para Clientes | Demostración en Tiempo Presente”
2. “Demostración: Apartado y Saldo a Favor en Nuestro Sistema | ¡Bienvenidos a Mi Canal!”
3. “Gestión de Saldo a Favor y Pagos Parciales para Clientes | Tutorial en Tiempo Real”
4. “Descubre Nuestra Forma de Manejar el Saldo a Favor y Pagos Parciales | Demostración en Vivo”
5. “Demostración Práctica: Apartado y Saldo a Favor para Clientes | ¡Suscríbete a Mi Canal!”

Etiquetas y palabras clave:
Demostración, Saldo a Favor, Pagos Parciales, Clientes, Apartado, Manejo, Tutorial, Ventas, Business Manager, Sistema, Tecla F4, Depósito del Cliente, Ticket, Ventana de Clientes, Reporte, Cobranza, Informes, My Business, Estación de Trabajo, Punto de Venta, Ventas Pendientes, Actualización de Saldo, Movimientos Financieros, Compras, Deuda, Sistema de Crédito, Finanzas.

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Configuración para la estación de trabajo

Habrá notado que al entrar al sistema inmediatamente después de pedirle su nombre de usuario y password existe un dato llamado estación de trabajo. Este dato es importante ya que con ese nombre de estación se definen algunos parámetros adicionales, por ejemplo la definición de la impresora que va a imprimir las facturas, o cuál es la moneda por defecto que se utilizará en todo el sistema, de suerte tal que se puede destinar una estación a facturar en dólares o que tome su mercancía siempre del almacén 2, etc.

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Alta Rápida - Inventario v20

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Alta rápida - Inventario 2012

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Para configurar la estación de trabajo o para dar de alta mas estaciones es necesario buscar la carpeta (estaciones) que se encuentra a su vez en la carpeta (configuración en el Business Manager). De un doble clic sobre cualquier estación en el catálogo. Al instalarse existe la llamada (estacion01). Los datos que puede observar son: el almacén por default, la moneda por defecto y el tipo de venta por omisión. En caso de no indicar el tipo de venta se utilizará la indicada aquí.

Luego de esto se encuentran una serie de casillas de verificación, las cuales son:

  • Pago en remisiones y facturas permiten visualizar una ventana de pago sólo en el asistente de ventas.
  • Venta rápida hace que el asistente de ventas sólo pida los artículos y no pase por el esto de las pantallas lo cual es útil, por ejemplo, en una venta de mostrador en donde se requiere un poco mas de versatilidad que el ‘punto de venta’.
  • Compra rápida es equivalente al punto anterior pero aplica al ‘asistente de compras’.
  • Enganche y pagos en ventas permite que al terminar la venta se puedan dividir el monto de la venta en una serie de pagos periódicos ya sea semanales, quincenales o mensuales, esto solo está activo en el asistente de ventas, es útil para aquellas empresas que vendan productos a plazos.
  • Captura de múltiples vencimientos en compras abre una ventana al finalizar la compra que permite capturar más de un vencimiento. Esto permite dividir el pago al proveedor hasta en seis pagos cada uno con su respectiva fecha de vencimiento.
  • Afectar al inventario en línea esta opción hace que los procesos de venta afecten al inventario de forma automática, esta es la opción por defecto.
  • Incluir apartados por venta en disponibilidad esta opción hace un recuento de las ventas que estén pendientes en este momento de un articulo y lo disminuye de la existencia, con lo cual se asegura de no poder vender un producto que ya ha sido apartado por otro cliente en otro punto de venta.
  • Incluir pedidos de clientes en disponibilidad al igual que la anterior disminuye el disponible tomando en cuenta los productos que se encuentran pendientes por surtir.
  • Conectar con sucursales a la entrada del sistema esta opción le dice al sistema que busque todas las sucursales que están en internet a la entrada del sistema para poder Conectarse a sus bases de datos y sacar reportes de esa sucursal además de otros procesos.
  • Búsqueda de artículos con gráficos permite ver la imagen de los productos cuando se activa la ventana de búsqueda de productos.

En la pestaña impresoras se define cuales impresoras instaladas se usará para imprimir algún documento y cuántos tantos se imprimirán, esto es posible definirlo para remisiones, notas de crédito y facturas.

Opciones especiales del punto de venta

  • Cobrar en punto de venta permite que antes de finalizar la venta en el punto de venta le sea solicitado el pago al cliente, de otro modo solo vera un mensaje solicitando cerrar la venta, esto permite tener una serie de estaciones para venta y una estación que únicamente cobre ya que puede recuperar las ventas de las otras estaciones con la tecla F8 desde el punto de venta.
  • Suma de unidades en punto de venta muestra un campo que al igual que el total de la venta muestra el total en unidades vendidas útil en negocios donde se venda el mismo tipo de mercancía.
  • Recuperar ventas por estación esta opción inhabilita a la estación de trabajo para poder traer ventas en el punto de venta que no hubiesen sido hechas por la misma estación.
  • Controlar existencia en punto de venta con esta opción no se le permite vender al usuario si no se dispone de existencia.
  • Captura de intereses en punto de venta permite capturar un interés al momento de cobrar la venta en forma de porcentaje cuando se vende a crédito desde el punto de venta.
  • Incrementos rápidos en facturas y punto de venta permite que cuando se presione la tecla “+” aumente en uno la cantidad del último producto capturado o al presionar “ – “ disminuya en uno.
  • Activar redondeo en punto de venta permite que únicamente al total de la venta le sea aplicado un redondeo de acuerdo a las posiciones decimales indicadas en el campo siguiente, con esto por ejemplo se puede evitar el tener que dar cambio en monedas de cincuenta centavos.
  • Precios de venta por cantidad vendida activa una opción para el ‘punto de venta’ en donde la lista de precios que se utilizará depende del dato ‘cantidad’ del catálogo de productos (por ejemplo, si en su lista de precios definió un artículo con un precio de 10 como lista base y de 8 si se llegan a comprar 20, la reducción en precio lo hace de forma automática el ‘punto de venta).
  • Ventana de selección de precios en punto de venta con esta opción activa en el punto de venta se mostrara una ventana con los diferentes precios que tiene el producto para que el usuario seleccione alguno.
  • Mostrar imagen del producto esta opción muestra la imagen cargada en el catálogo de productos dentro del punto de venta.
  • Mostrar información del producto al igual que en la casilla anterior con esta opción es posible mostrar el archivo adjunto del catálogo de productos en el campo información, esta opción es muy interesante ya que permite poder mostrar cualquier tipo de archivo dentro del punto de venta, como puede ser imágenes, video, documentos pdf, Word, Excel etc., páginas web, presentaciones de power point, y prácticamente cualquier cosa que pueda abrir Windows, por ejemplo se pueden mostrar documentos técnicos o promociones en forma gráfica de los productos que se están vendiendo.
  • Activar punto de venta al entrar al sistema con esta opción activada al iniciar el sistema se activa de forma automática el punto de venta.
  • Forzar solicitud de clave de cliente en punto de venta con esta opción es necesario indicar la clave de un cliente existente en el catálogo para poder iniciar el proceso de venta.
  • Forzar solicitud de clave de vendedor obliga a que se capture el dato del vendedor en el punto de venta antes de cualquier operación.
  • El precio de venta del cliente tiene preferencia sobre el volumen de venta. Esta opción es útil cuando se quiere dar a algún cliente el precio pactado sin importar el volumen comprado, por ejemplo si el precio pactado con el cliente es de $100 pero por volumen su precio debería de ser de $110, el sistema toma de forma forzosa el precio de $100.
  • El precio de la presentación tiene preferencia sobre el volumen de venta esto quiere decir que si se ha capturado un precio de venta para cada presentación este tendrá preferencia sobre el volumen vendido o indicado en los precios de venta del producto.
  • Manejo de cobranza en el punto de venta si esta opción esta activa se podrá dejar a crédito las ventas desde el punto de venta.
  • Captura del dato comodín el dato comodín es un campo de texto que puede ser usado para diferentes cosas, si esta opción está marcada aparecerá exactamente arriba del total de la venta.
  • Leyenda del dato comodín es el texto descriptivo del dato comodín.
  • Captura del dato comodín obligatorio con esto es imposible comenzar a capturar productos hasta que no se coloque algo dentro del campo comodín.
  • Acepta pagos parciales en punto de venta permite aceptar pagos aunque la venta no esté completa, este tipo de ventas se quedan pendientes pero se les puede ir abonando y al final indicar en la pantalla de cobro del punto de venta que la cuenta esta cerrada.
  • Incluir columna de descuento esto hace que sea visible la columna descuento en la pantalla de punto de venta y si el usuario tiene permiso poder editarla para indicar descuentos partida a partida.
  • Incluir columna de presentación muestra la columna presentación en la pantalla de punto de venta.

Nota: la versión 2017 tiene un bug en el almacén por default, ya que en el punto de venta aparece el valor almacén 1 aunque tengas varios almacenes.

Fuente: Manual de MyBusiness POS, www.mybusinesspos.com

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Manejo de números de Serie, Lotes y Caducidades

Desde su versión 2010 y hasta la actual versión 2012, MyBusiness POS cuenta con un módulo de manejo de números de serie, lotes y caducidades.

Son opciones adicionales a las características de un artículo con el fin de determinar su entrada y salida UNICA.

Los pasos a seguir para manejar estas características son:

1.- Dar de alta el artículo con sus datos generales, en la pestaña “Información adicional” es necesario activar las casillas “Control de serie”, si va a ser un artículo que maneje números de serie; o bien, la casilla “Control de lotes” si es un artículo que va a manejar lotes y caducidades, esto es porque van ligadas las fechas de caducidad con los lotes.

2.- Configurar la estación de trabajo, esto para que los movimientos realizados con dichos artículos solicite los números de serie o bien sea elegido el lote y su respectiva fecha de caducidad. Para esto es necesario seguir la secuencia Business Manager -> Configuración -> Estaciones de trabajo -> Estacion01 -> pestaña “General”, localizamos las opciones “Solicitar pantalla de series” y “Solicitar pantalla de lotes”.

3.- Lo que resta es realizar movimientos de inventario. Es NECESARIO primero realizar compras o bien entradas al inventario ya que para manejar números de serie o lotes de caducidades debe el artículo tener existencias para venderse, de otra forma, el ciclo no es correcto.

4.- Posterior a capturar una entrada al inventario o una compra diríjase al icono “Lotes” o bien “números de serie” (según lo que desee manejar) y en estas ventanas debe capturar los siguientes datos:

Tipo de documento (factura, remisión, compra, etc.)
Número de documento
Si son lotes debe capturar el puerto de entrada (p. e. Veracruz, Manzanillo, etc.)
Si son lotes debe capturar el número de pedimento (Número de lote o pedimiento)
Sólo si todos los artículos pertenecen al mismo lote, de un clic en el botón de la derecha para asignárselo a cada artículo capturado.
5.- Ya que tiene existencias de estos artículos al venderlos dentro del punto de venta o de los asistentes de ventas (remisión o factura), le solicitara los números de serie o lotes que salen en esa venta.

El manejo de números de serie y lotes es ESTRICTO en manejo de existencias, si usted vende sin tener existencias el ciclo no se completa y las devoluciones de producto se verían afectadas.

Se recomienda usar estos módulos SOLO SI el manejo de las existencias es regular en la administración de su empresa o negocio.
Fuente: Boletín No. 137 de www.mybusinessspos.com

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Cancelación de Facturas

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El artículo que a continuación les presentamos aclara las posibilidades para cancelar facturas, evitando así confusiones futuras en el procedimiento.

1. La factura se generó desde el Asistente de Ventas y se envió a cobranza.

Este movimiento genera un registro de ventas, con una salida al inventario y adicionalmente genera un cargo al módulo de cobranza. Usted puede también aplicar un abono en cobranza cuando su cliente le pague la factura.

La cancelación de la factura devolverá al almacén las existencias y saldará el cargo hecho a cobranza pero los abonos que usted haya aplicado a esta factura quedaran pendientes de saldar.

Cuando cancelamos una factura no necesariamente devolvemos al dinero al cliente, en algunos casos lo aplicamos a algún otro documento o bien generamos la factura correcta y le aplicamos este pago, por tal motivo la cancelación de la venta en automático no nos cancela los abonos. Para cancelarlos debe ir a cobranza.

En su flujo de caja y en su corte se verán reflejados los abonos que genere en efectivo.

2. La factura se generó a partir de uno o varios tickets.

a) Desde el módulo de Punto de Venta.

Este movimiento genera un registro de ventas con una salida al inventario y adicionalmente genera un cargo al módulo de cobranza si la venta se hizo a crédito. Usted puede también aplicar un abono en cobranza cuando su cliente le pague la factura.

Cuando usted cancela la factura, considere que sólo se cancelará el documento ‘Factura’. El ticket seguirá en cobranza con sus abonos respectivos. Si usted requiere cancelarlos, también deberá cancelar el ticket e ir a cobranza y cancelar los abonos realizados a esta venta.

En su flujo de caja y en su corte se verán reflejados los abonos que genere en efectivo.

b) Desde el Business Manager.

Si usted ya tiene un ticket que envió a cobranza y realiza la conversión a factura desde el Business Manager, tendrá el mismo efecto que la que se convierte desde el punto de venta considerando que al cancelar este ticket no se verá reflejado en el flujo de caja.

Fuente:

Información obtenida del boletín No. 92 de http://MyBusinessPOS.com