Contamos con un catálogo de 2000 productos para abarrotes con sus códigos de barras.
Este catálogo está disponible enExcel para su fácil manejo previo a la carga dentrode tu sistema.
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La importación de Artículos y existenciasdesdeExcel es una de las herramientas que vienen incluida en cualquier versión de MyBusines y que, al implementar el sistema en una empresa, nos ahorra mucho tiempo debido a que enExcel solo llenamos una tablita y listo.
Para importar Artículos y existencias a la versión 2006
Respaldar la información de la Base de Datos antes de hacer el movimiento. Esto se hace con el objetivo de que sea posible regresar al punto inicial en caso de algún error de importación y poder volver a intentarlo sin poner en riesgo todo lo que se ha realizado hasta el momento.
Dar clic en el botón “Importar Artículos y ExistenciasdesdeExcel“. esta opción se encuentraen la barra demenús, dentrodel módulo deInventario.
Seleccionar la opción “Abrir Archivo“. Una vez que realizamos el punto 2, nos aparece una ventanaemergente pequeña. Ahora vamos a abrir el archivo para capturar los datos correspondientes a los artículos que va a contener el sistema. La hoja deexcel (por si la quieres abrir directamente, sin utilizar el botón antes mencionado) se encuentraen la siguiente dirección, dentrode Windows: C:/Archivos de Programa/MyBusinesspos/Articulos.xls. Cabe mencionar que dicho archivo está guardado en formato deExcel 97-2003 (Si se guarda en la versión de Office 2007, no será posible realizar la importación)
Capturar la información.
Código del Producto. Es el campo principal (llave primaria) que se va a importar a la base de datos. es obligatorio que este campo contenga datos, de lo contrario puedegenerar errores.
El tipode datos debe ser Texto; en caso de que haya claves con texto y otros con puros Números, es conveniente crear dos archivos por separado. Esto se debe a que al momentode importarse los datos, se va a omitir alguno de estos dos tipos (el primer tipode dato es el que se no se omite) y podría quedar incompleto el catálogo de productos.
Otro punto importante es que los códigos tipo numérico, aunque son dígitos, deben estar en modo texto debido a que algunas claves incluyen uno o más 0 a la izquierda (ejemplo: 00001, 0998766, 07777333)
Código de Barras. en caso de que se tratase de productos ya etiquetados (Abarrotes, Ferretería, por ejemplo), aquí agregamos los códigos. (Alternativa, puede quedarse vacío)
Descripción. Descripcióndel producto
Precio deventa. es el primer precio unitario del producto que se va a utilizar al momentode la venta
Precio Base. (Nunca lo he utilizado y es innecesario)
Lista de Precios 2. Precio alternativo. (Alternativa, puededejarse vacío)
Cantidad 2. Cantidad de productos que se debenvender para que se aplique el precio2 (esto puede ser manual o automáticodependiendode cómo esté definidoen la estación de trabajo). (Alternativa, puededejarse vacío)
Lista de Precios 3. otro precio alternativo. (Alternativa, puededejarse vacío)
Cantidad 3. Cantidad de productos que se debenvender para que se aplique el precio3 (esto puede ser manual o automático, dependiendode cómo esté definidoen la estación de trabajo). (Alternativa, puededejarse vacío)
Costo Ultimo. especifica cuánto le cuesta a la empresa producir o mantener cada uno de los productos (este dato es necesario en caso qe que se quiera conocer la utilidad del producto (Ventas- Costo deVentas)). (Alternativa, puededejarse vacío)
Impuestos.Aquí especificamos si el precio deventa incuye IVA(descontará el 15% o porcentaje especificado por el sistema) o no. Debemos escribir “IVA” si es que lo incluye (Alternativa, puededejarse vacío y no incluira el impuesto)
Familia (o Línea). Es la clasificación permite agrupar los productos (blusas, pantalones, vestidos) para obtener reportes más detallados. Aquí se debe escribir la clave de la Línea a la que pertenece el producto. También se debede dar de alta de forma manual la Marca en el sistema, para que coincida con los datos que se van a importar. (Alternativa, puededejarse vacío)
Marca. Es la clasificación permite agrupar los productos de acuerdo a la marca para obtener reportes más detallados. Aquí se debe escribir la clave de la Marca a la que pertenece el producto. También se debede dar de alta de forma manual la Marca en el sistema, para que coincida con los datos que se van a importar. (Alternativa, puededejarse vacío)
Existencia. es la cantidad de piezas que hay de este producto. (Alternativa, puededejarse vacío y el sistema no afectará en las Existencias; pero si escribimos 0 y en algún momento ya habían entrado algunas unidadesde este producto en el sistema, quedará este 0 y posiblementegenere un conflicto al recalcular el inventario)
Guardamos el archivo. como había mencionado, en formato .xls
Ahora, volvemos a la ventanita inicial, de “importar artículos desdeexcel”, y ahora seleccionamos la opción “Importar Archivo”. En caso de que el archivo que está especificado en el cuadro de texto no sea el que deseamos, solo damos clic en la flechita que aparece en la parte derechade este cuadro de texto y seleccionamos el archivo apropiado.
Comenzará la importación de los productos. Al finalizar debe aparecer el mensaje “Catálogo Importado”… y listo.
Inventario Perpetuo. Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existenciasen el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes enunidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventariode las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros deinventario están siempre actualizados.
InventarioIntermitente.Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad delinventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.
Inventario Final.Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, despuésde efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Inicial. Corresponde al que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Inventario Físico.Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases debienes (mercancías), que se hallenenexistenciaen la fecha delinventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Inventariodeterminado por observación y comprobado con una lista de conteo. Calculo delinventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventariotiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros delinventariorepresentanfielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización delinventario físico consta de cuatro fases: Manejo deinventarios (preparativos), Identificación, Instrucción y Adiestramiento.
Inventarioen Transito. Se utilizan con el fin desostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentraen camino, no puedetener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.
Inventariode Materia Prima. Representanexistenciasde los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.
Inventarioen Proceso.Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componentede un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventarioen proceso.
Inventarioen Consignación.Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.
Inventario Mínimo.Es la cantidad mínima deinventario a ser mantenidasen el almacén.
Inventario Disponible. Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
Inventarioen Línea.Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
Inventario Agregado.Se aplica cuando al administrar las existenciasde un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración delinventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipode clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.
Inventariode Previsión.Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamentedefinida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
InventariodeMercaderías.Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta.
Inventariode Fluctuación. Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no puedendecidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta puedencompensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventariosexistenencentrosde trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventariospueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
Inventariode Anticipación.Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventariosde anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambiosen las tasas de producción.
Inventariode Lote o de tamaño de lote. Estos son inventarios que se pidenen tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad deinventario que pedir o producir engrandes lotes para reducir costos dealistamiento o pedido o para obtenerdescuentosen los artículos adquiridos.
Inventarios Estacionales.Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirsefrecuentemente.
InventarioIntermitente.Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.
InventarioPermanente. Método seguido en el funcionamientode algunas cuentas, engeneralrepresentativasdeexistencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
Inventario Cíclico. Son inventarios que se requieren para apoyar la decisiónde operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventariosde una unidad a la vez, se puededecidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventariostienden a acumularse endiferentes lugares dentrodel sistema.
Ponemos a sus Ordenes el LevantamientodeInventario inicial o Fisico
Contamos con un catálogo 
